Getting Things Done (GTD) или как привести дела в порядок

Getting Things Done – это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом Алленом и описанная в его одноименной книге.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель, будь-то лотки с бумагами, книжка-ежедневник или электронный органайзер.

Дэвид предлагает некоторый алгоритм, который можно применять для эффективной обработки большого количества информации, для организации своего времени.

Согласно методу GTD, с поступающей информацией лучше работать в несколько стадий:

1. Cбор.

2. Обработка.

3. Организация.

4. Обзор.

5. Действия.

Остановимся на этих этапах подробнее.

Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую Вам задачу, идею, информацию и т.п. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или карманном компьютере. Может быть, для записи разной входящей информации Вы будете пользоваться разными инструментами. Это не суть важно. Основные идеи следующие:

• Вы ничего не забудете,

• Вы разгрузите голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы или приходящие по email письма в определенные папки и так далее в зависимости от инструментов сбора.

Чтобы эта схема работала, лотки входящей информации необходимо обрабатывать в какой-то период, например, раз в неделю. Обрабатывая лотки, Вы фактически опустошаете их.

Например, Вы можете записывать все задачи, идеи, заметки в разделе “Задачи” онлайн-органайзера одним кликом.

Организация

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера “Входящие”) идет строго по следующему алгоритму:

Берем очередной верхний элемент корзины “Входящие”.

Если элемент требует действия, и оно занимает немного времени (до 5 минут), то сразу выполняем.

Если задача требует большого количества времени, то делегируем кому-то или откладываем. 

Если же элемент корзины “Входящие” не требует действия, то выбрасываем этот элемент, помещаем в лоток (список)  “Когда-нибудь может быть” или оставляем этот элемент где-то в архиве в качестве справочной информации.

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий, Дэвид Аллен предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия

У Вас должен быть список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в этом случае, Вы сможете работать максимально эффективно, “перемалывая” большое количество дел.

В онлайн-органайзере TimeMaster подобный список представлен todo листом

Проекты

Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, чтобы достигнуть поставленных целей, по сути являются проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с организаторами, оплатить счет на помещение и т.д. По каждому проекту должно быть определено дальнейшее действие.

В онлайн-органайзере TimeMaster можно разбивать задачи на подзадачи за считанные секунды.

Отложенное

Если задача была делегирована или может быть выполнена несколько позже по каким-то причинам, то такие задачи стоит поместить в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster есть контакты, по которым Вы можете вести списки задач.

Когда-нибудь может быть

Есть задачи, которые на данный момент не актуальны, непонятно, будут ли они актуальны в дальнейшем, но вероятность такая есть. Такие задачи помещаются в отдельный список.

В онлайн-органайзере TimeMaster Вы можете организовать такие списки за секунды с помощью контекстов.

Дэвид Аллен рекомендует отказаться от классического жесткого планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такое планирование редко применимо на практике, поскольку Вас могут в любой момент отвлечь, а планы могут поменяться.

Дэвид считает, что задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие задачи идут простым списком. Это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К этой категории относится большинство задач у среднестатистического человека.

Жесткие задачи – это задачи, которые привязаны к конкретному времени. Например, встреча, конференция, запланированный звонок, истекает срок выполнения задачи.

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи. В начале дня Вы просматриваете свой список календарь и список задач. Удобнее всего, когда список задач и календарь располагаются на одной странице. Так проще планировать. Если в начале дня жестких дел не запланировано, то Вы можете выполнять гибкие задачи по порядку: в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов Вы выполняете задачи от самых приоритетных к менее приоритетным. Как только пришло время жесткой задачи, Вы прерываетесь, выполняете жесткую задачу, после чего опять возвращаетесь к выполнению задач по списку. Это самый гибкий, простой и удобный способ планирования при работе с большим количеством дел.

На странице “Рабочий день” онлайн-органайзера TimeMaster Вы можете видеть список задач и календарь на одной странице.

Обзор

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся в них. Иначе нет смысла такие списки составлять вообще. В списке ближайших действий задачи должны быть отсортированы по порядку: от самых важных к менее важным. Если Вы хотите выполнить очередную задачу из списка, Вы берете самую важную задачу из списка, которую Вы сейчас сможете выполнить в зависимости от наличия времени, энергии и ресурсов, которые имеются в наличии.

Действия

Как утверждает Дэвид Аллен, организованная система должна быть простой, чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию этой самой деятельности.

Инструменты

В своей книге Дэвид упоминает, что первична методология. Когда выработан простой и эффективный метод, тогда уже можно выбрать инструменты.

Лотки, стол, бумага

Из инструментов он предлагает следующее: листы бумаги, лотки, стол. Если каждую задачу или идею записывать на отдельный листок бумаги, а листки складывать в лоток “Входящие”, то такие листки легко перекладывать из лотка в лоток и легко сортировать.

Программное обеспечение для GTD

Есть же и более современные инструменты, помогающие работать по методологии GTD, - это электронные органайзеры. Если органайзер позволяет создавать список задач, сортировать задачи в списке в любом порядке, разбивать задачи по папкам (или контекстам, категориям, кайросам, меткам, что одно и то же), вести календарь.

Сразу после того, как книга стала популярной, появилось множество программ на компьютере, которые позволяют работать по методике GTD. Проблема планирования как с помощью бумаги и лотков, так и с помощью программ на компьютере в том, что современному специалисту зачастую неважно, где он находится. Он может выполнять свою работу дома, в офисе или в Таиланде.

Помимо того, что онлайн-органайзер TimeMaster обладает всеми возможностями для работы по методике GTD, информация доступна Вам из дома, офиса и любой точки мира.

Дэвид упоминает в своей книге и про планировании сверху вниз. Он использует аналогию обзора целей, проектов и задач “с высоты полета”:

1. текущие дела;

2. текущие проекты;

3. круг обязанностей;

4. ближайшие годы (1-2 года);

5. пятилетняя перспектива (3-5 лет);

6. жизнь.

Однако, как признает сам Дэвид, в своей книге основной упор идет на описание методик для обработки текущих дел и проектов, а стратегическому планированию стоит уделить отдельные книги. Кстати, методики стратегического планирования описывал Стив Кови, не менее известный мировой специалист в области тайм-менеджмента. Об этом говорится в статье о стратегическом планировании.

Подробнее про методику GTD можете почитать в одноименной книге Getting Things Done Дэвида Аллена или научиться применять эту и другие методики на практике с применением онлайн-органайзера и других инструментов в нашем видеокурсе.