Personal Efficiency Program (PEP)

PEP - это методика личной эффективности, основанная Кэрри Глисоном и описанная в его книге "Работай меньше, успевай больше. Программа персональной эффективности". Правильнее сказать - это целая система методов и инструментов, позволяющая навести порядок в делах, в бумажных документах, в файлах на компьютере, в электронной почте и во всей личной информации, с которой Вы работаете.

Альтернатива методике GTD

Если Вы знакомы с методикой GTD от Дэвида Аллена, то Вы, должно быть, заметили нечто схожее в описании этих двух методик. И действительно - PEP имеет много общего с GTD. Но есть ряд серьезных отличий, о которых пойдет речь в данной статье.

Если методика GTD Вам понравилась, тогда вам будет интересно и полезно ознакомиться также с PEP. Если же нет, тогда тем более рекомендуем ознакомиться и с PEP, и с GTD.

Основные принципы

Вот как примерно может выглядеть Ваше рабочее место, если Вы организуете его по принципам PEP:

Теперь коротко опишем сами принципы.

Лоток "Входящие"

Согласно методике PEP Вам необходимо в первую очередь собрать в одну большую кучу всю информацию. Выделите для этого некий лоток или контейнер "Входящие". Поместите туда все бумаги, все задания, записанные на клочках бумаги и т.д. Тогда все это не будет Вас отвлекать.

Cделайте это сразу же!

Далее берите по одному документу из лотка, в который Вы поместили все документы.

Вам необходимо действовать в соответствии с принципом: "Сделайте это сразу же!" Это означает, что если документ требует от Вас каких-то действий, то необходимо сразу же сделать то, что необходимо, а не откладывать, как это принято у многих людей, на потом.

Именно в этом принципе кроется одно из важнейших отличий от GTD и других систем наведения порядка и планирования! Вы наверняка слышали совет, что разбирая документы, нужно сначала определить те, с которыми нужно поработать в первую очередь, и только после этого процесса перебора бумаг приступить к выполнению самих задач, т.е. непосредственной работе с документами. 

Согласно методике PEP, взяв из лотка очередной документ, Вам нужно сразу же его обработать, в тот же момент, как Вы взяли очередной документ. Обработать в данном случае - это не запланировать выполнение задачи, а сразу же сделать то, что необходимо.

Надо заметить, это достаточно спорный метод, и не всем может понравиться подобный подход, но многим он может оказаться полезным. Дело в том, что если выполнять сначала самые приоритетные задачи, то задачи, находящиеся внизу списка, будут постоянно откладываться на потом, и такое может длиться годами! Конечно, можно возразить, что на то они и неприоритетные задачи, чтобы делать их в последний момент, но ворох старых задач, пусть и записанных в органайзере, не даст полноценно сфокусироваться на чем-то более серьезном, как уверяет автор книги и методики PEP.

Лоток "В работе"

Документ может быть отложен только в случае, если действия, которые необходимо по нему предпринять не могут быть совершены: недостаточно каких-то ресурсов, выполнение задачи зависит от других людей и т.п. В этом случае, документ можно поместить в папку "В работе".

Лоток "Исходящие"

Те документы, которые уже не требуют действий от Вас, но которые необходимо передать другим людям поместите в лоток "Исходящие".

Справочные рабочие материалы и архив

Если документ не требует выполнения каких-то действий, но может понадобиться, то его стоит поместить в папку "Справочные материалы", Если документ будет требоваться редко, то стоит убрать его в архив, чтобы не загромождать рабочее пространство, а рабочий стол содержать в чистоте и порядке.

Мусор

Если же документ не представляет больше ценности даже как справочная информация, то его стоит выкинуть.

Когда же Вы разгребете все то, что Вы когда-то планировали, но так к этому не приступали, то очень сильно увеличите свою эффективность.

Организация эффективной работы с личной информацией: бумажные документы, электронные файлы, электронная почта и другая информация

Помимо схемы обработки документов, в методике уделяется много внимания работе с различной личной информацией. Кроме упомянутых бумажных документов это файлы в компьютере, электронная почта, ссылки в интернете. Рекомендуется структурировать все эти документы, организовать удобный доступ к ним, а также удобный поиск.

Приводятся также примеры программных продуктов и веб-сервисов, помогающих внедрить все эти приемы в свой рабочий процесс.

Вырабатывание привычек

И наконец, очень важный фактор, без которого все это не будет работать: вырабатывание привычек. Качество работы и жизни зависит от тех привычек, которые у нас есть. И если сделать данную методику PEP своей привычкой, то будете работать все эффективней и эффективней. Автор также упоминает про промежуток в 21 день, на протяжении которого нужно повторять действие, чтобы развить новую привычку. Мы могли бы добавить, что про работу с привычками можно было написать несколько подробней. Например, как бы Вам не забыть повторять то действие, к которому хотим привыкнуть? Подробнее про это можете почитать в нашей статье о привычках.

Эффективное управление людьми

Также в книге рассказывается про эффективное управление людьми. Ведь если Вы руководитель, то Ваша эффективность зависит не только от Ваших действий, но также от эффективного делегирования задач подчиненным и контроля исполнения делегированных задач. Приводятся инструменты, с помощью которых руководитель может организовать эффективную постановку задачи, ее обсуждение и контроль исполнения. Рассказывается, как и с какой частотой проводить совещания, чтобы они были максимально эффективными.

Помимо этого в книге рассказано про так называемую работу 2.0 - способ организовать свою работу таким образом, чтобы не быть привязанным к офису или конкретному месту, но при этом держать свою работу или бизнес под контролем.

Резюме

В книге описана пошаговая методика, как на практике навести порядок в делах и порядок при работе с личной информацией как с применением компьютерных технологий, так и без  электронных устройств. Многое, о чем говорится, совпадает с нашими мыслями по поводу личной эффективности и организации работы с личной информацией. Даже если взгляните на описание уроков нашего видеокурса, то найдете множество перекликающихся советов, хотя, конечно, есть и спорные моменты.

Жаль, что в книге не так много внимания уделяется самым современным инструментам планирования. Например, упоминаются программы-органайзеры, такие как Ms Outlook и Lotus Notus, рассказывается про их плюсы и минусы по сравнению с бумажными органайзерами, но совсем не говорится про онлайн-органайзеры, про их плюсы и минусы.

То же самое касается организации эффективного делегирования задач сотрудникам. Сейчас все большую популярность набирают корпоративные онлайн-органайзеры, и стоило, в чем мы уверены, про них упомянуть, а также рассказать об основных преимуществах, привести примеры подобных органайзеров.

В целом же, методика встает в один ряд с GTD, предоставляя альтернативный, нестандартный и достаточно интересный взгляд на вопросы личной эффективности.

С описанием книги Вы можете ознакомиться здесь, а заказать книгу можно здесь.