Виртуальный офис для каждого или Работа 2.0

Работа в комфорте

С развитием технологий меняется и жизнь в обществе. С одной стороны человек может выбрать жизнь в мегаполисе, миллион возможностей, бурную, активную жизнь, работу, бизнес, с другой – спокойный приятный быт, жизнь рядом с природой или на берегу моря. Первое дает движение и интересную жизнь, второе – здоровье и комфорт. Современные технологии, интернет, skype, онлайн-органайзер, другие интернет-сервисы помогают организовать работу таким образом, что Вы можете работать или управлять своим бизнесом из любой точки земного шара: из офиса или дома, находясь в США или во Франции. Конечно, личного общения и личного контроля интернет полностью заменить во многих случаях не может, но те сервисы, которые внедряются в нашу жизнь, помогают изменить стиль работы, сделать ее более продуктивной, приятной. Ведь, в конце концов, не все и не всегда сводится к одной лишь эффективности. Работа должна приносить удовольствие, как и любая другая деятельность. Только тогда человек будет счастлив. Об этой теме говорится в книге Глеба Архангельского "Работа 2.0 Прорыв к свободному времени".

Необходимые инструменты

Чтобы полноценно перейти на Работу 2.0, как описано в книге Глеба, необходимо приобретать и настраивать ряд программных продуктов, что не всем просто сделать, и далеко не всем доступно по цене. Не каждая компания может себе такое позволить. И тем более что делать отдельно взятым специалистам, индивидуальным предпринимателям и обычным людям?

Мы же в своей статье расскажем про дополнительные инструменты, помогающие перейти на Работу 2.0 каждому человеку, которому это необходимо.

Статья может оказаться интересной широкому кругу читателей, но особенно полезна она будет в следующих случаях:

- в Вашей деятельности много времени, тратящегося впустую в дороге, очередях;

- важным процессам в Вашей деятельности мешают большие расстояния;

- Вы хотели бы работать с клиентами из Мегаполиса, но большУю часть времени проводить за городом;

- Вы работаете на нескольких компьютерах (например, домашний и рабочий).

Факт: при оптимизации затрат на дорогу и различных очередях среднестатистический работник может сэкономить около 35 рабочих дней в году – это больше, чем полноценный отпуск. Вы можете поехать на это время, к примеру, на море, дополнительно отдохнуть и поработать параллельно над творческими задачами.

Итак, какие инструменты необходимы, чтобы организовать свой собственный виртуальный офис:

- онлайн-органайзер для планирования своей деятельности, управления задачами и проектами, контроля делегированных задач;

- электронная почта для работы с клиентами,

- скайп для общения и проведения планерок, совещаний, конференций, для проведения онлайн презентаций клиентам;

- cервисы файловые хранилища для доступа к своим файлам и папкам отовсюду и для совместной работы над файлами.

Это основные инструменты для того, чтобы быть максимально мобильным, но в каждом конкретном случае можно найти при необходимости дополнительные сервисы. Например, Вам могут быть полезны сервисы для хранения интернет-ссылок, если хотите хранить избранные ссылки в интернете удобно, надежно и централизованно.

Дополнительные области применения Работы 2.0

Удаленное общение с людьми (партнерами, коллегами, клиентами)

Виртуальный офис поможет не только работать откуда бы то ни было, но и поможет увеличить эффективность взаимодействия с людьми:

- Благодаря скайпу Вы можете в режиме видеосвязи и в режиме демонстрации экрана пообщаться с клиентом, даже если физически не можете к нему приехать. Это значительно увеличивает Ваши продажи и делает возможным выход на те рынки, которые ранее были недоступны.

- С помощью скайпа можно провести те планерки с коллегами, партнерами, которые не требуют личного присутствия. В этом случае значительно увеличивается уровень контроля над качеством выполняемых работ, и улучшается слаженность работ между территориально распределенными сотрудниками.

- Время реализации крупных проектов, по которым нужно принятие срочных решений, в результате коллегиального обсуждения уменьшается на 15%. При этом снижаются финансовые затраты на проект.

К размышлению. Как бы изменилась Ваша жизнь, если хотя бы один день в неделю у Вас была бы возможность поработать над творческими задачами дома, в приятном кафе или на природе, где Вас не дергают, не отвлекают, а Вы можете поработать с максимальным комфортом и удовольствием? А представьте, если раз в квартал Вы сможете на недельку уезжать в какую-нибудь теплую страну и поработать на берегу океана (что, конечно, не заменяет отпуск)? Все не так трудно организовать, как кажется! Воплотите свою мечту!

Удаленное обучение

В современном деловом мире ни один специалист не мыслим без профессионального развития. Но как всегда на полноценную учебу не хватает времени. И зачастую это связано в первую очередь с дорогой. Мало того, что надо тратить время на дорогу до работы и домой, так появляется еще и третья точка назначения: институт или тренинговый центр.

Выход есть. Вы можете проходить различные курсы, тренинги, получать второе высшее образование через системы дистанционного обучения, по скайпу, через вебинары.

Преимущества подобного обучения:

- экономия на дороге,

- стоимость,

- гибкий график в обучении,

- удобный для Вас темп обучения.

Главная проблема при таком формате обучения – это возможная потеря качества обучения. Здесь все зависит от личной мотивации. Если в юности нас заставляют родители, то в сознательном возрасте на первые роли выходить личная мотивация. Но все мы живые люди, поэтому есть несколько методов дисциплинировать себя:

- назначьте совместные онлайн-занятия с сокурсниками,

- договоритесь о личных консультациях по скайпу с преподавателем или тренером.

Договоренность с другими людьми дисциплинирует лучше всего. Хотя главный фактор, на мой взгляд, - это личный интерес. Если обучаетесь тому, что любите, то Вы сами будете стремиться к знаниям и навыкам!

Дауншифтинг – главная опасность!

При той схеме работы, когда Вы можете заниматься делами откуда угодно, будь то дача или берег океана, велик соблазн уйти от дел, закрыть дело, жить в стороне от цивилизации, карьеры, бизнеса. Такой процесс именуется дауншифтингом. Не факт, что это плохо. Главное, чтобы это был Ваш выбор, а не отмазка для собственной лени. Если подобный отход от дел будет вызван только ленью, то вскоре Вам может стать скучно от такой жизни, а вернуться в дела может оказаться не так просто.

А вот локальный дауншифтинг может быть очень даже полезным. Раз в некоторый период, к примеру, раз в квартал, удобно уехать куда-нибудь на море или на природу и поработать в спокойной обстановке. Возможно, у Вас даже получится пересмотреть какие-то моменты своей работы, произойдет локальное «просветление».

Этапы внедрения Работы 2.0

Внедрение методов Работы 2.0 происходит в несколько этапов:

1. Составление общих правил, по которым Вы работаете.

2. Настройка нужных Вам сервисов и программных продуктов.

3. Выработка привычки ведения дел по созданной схеме.

IT-инфраструктура

Решение для крупных корпораций

Для качественной работы 2.0 необходимо, чтобы был настроен доступ из любой точки света к важной для Вас информации: календарю, списку задач и проектов, почте, файлам и папкам. Должны быть настроены средства связи с клиентами, партнерами и коллегами. Должно быть записано, какие задачи кому делегированы и кто чем занимается, какие задачи выполнены, а какие нет, и почему. В книге Работа 2.0 приводится пример, что для такой работы необходимо настроить следующие инструменты:

- Microsoft Outlook и Exchange Server для ведения календаря, списка задач, а также учета задач, делегированных другим сотрудникам,

- Outlook Web Access для доступа к задачам вне офиса с любого компьютера,

- Microsoft SharePoint для организации корпоративного портала и файлового хранилища с доступом отовсюду.

- Skype для удаленного общения с партнерами, сотрудниками, клиентами.

Как организовать решение простому человеку?

Это хорошо, если речь идет про управление крупной или средней по размеру компанией, в которой Вы владелец или соучредитель. Но что делать простым людям, которые не имеют возможности содержать свои серверы и личных администраторов, а сами понятия «настроить Outlook, ExchangeServer, OutlookWebAccess и SharePoint» вызывают тоску или даже откровенно пугают?

А в то же время сегодня Вы работаете в одной компании, завтра – в другой, а личные цели, личная информация никуда не деваются. Всем этим необходимо управлять, иметь к ней (к этой информации) доступ отовсюду, чтобы полноценно работать по схеме Работы 2.0

Стоит посмотреть в сторону более простых решений, для начала работы с которыми достаточно зарегистрировать свой аккаунт, ввести логин и пароль и просто начать работать:

- Онлайн-органайзер TimeMaster. Позволяет вести свой календарь, список задач, разбивать задачи на категории и управлять личными проектами, вести список задач по конкретным людям или организациям, иметь доступ к этой информации всюду, вести учет потраченного времени. Альтернатива Outlook+ExchangeServer+OutlookWebAccess, но только проще и удобней для отдельно взятого человека.

- Электронная почта Gmail. Бесплатная почта для работы. Веб-интерфейс продуман настолько, что работать с ним не менее удобно, чем с Outlook (а на мой взгляд даже удобнее).

- Файловое хранилище Dropbox.com Поставьте программку на все компьютеры, введите логин и пароль, и все файлы легко и просто синхронизируются. Даже если работаете с чужого компьютера, то есть доступ через веб-интерфейс.

- Аудио и видео звонки по всему миру Skype. Действительно простой инструмент для удаленного общения. Зарегистрировался, установил, ввел логин и пароль, и работай!

Можно перечислять и другие инструменты, которые помогут хранить централизованно любую Вашу информацию. Подробнее про это Вы можете узнать в нашем видеокурсе.

Живите с удовольствием!

Успевайте много отдыхать и эффективно работать! Не забывайте о близких людях и живите в свое удовольствие! Пускай последние технологии помогут Вам в этом!